Schnellstart (für Personalverwalter)

• Nach der Anmeldung befinden Sie sich im Dashboard. Zur Verwaltung von Mitarbeitern und Einsätzen kommen Sie über das Menü "Stammdaten" - "Mitarbeiter".
  
  
• Vergewissern Sie sich, dass die der Personalverwalter korrekt ausgewählt ist.
  
                 
  
  
• Die sortierbare Liste der Mitarbeiter können Sie über sämtliche Tabelleninhalte durchsuchen. Die Schaltfläche zur Neuanlage von Mitarbeitern befindet sich links oben, und die Funktionen zum Bearbeiten, Löschen oder zur Einsatzverwaltung erscheinen, wenn man den Mauszeiger über eine Zeile bewegt.
  
         
  
  
• Klicken Sie auf "Neuer Mitarbeiter", um das Fenster für die Neuanlage zu öffnen. Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person ein. Die Personalnummer ist die Identifikationsnummer aus Ihrem Abrechnungssystem. Sie wird später beim Stundenexport an Ihr System übergeben und dient zur eindeutigen Zuordnung der Mitarbeiter in  FlexTimes und in Ihrem System.
  
                 
  
  Klicken Sie auf "Speichern", um die Neuanlage abzuschließen.
  
  
  
• Öffnen Sie nun die Einsatzverwaltung, indem Sie die blaue Schaltfläche am Ende des neuen Datensatzes anklicken. Klicken Sie dann auf "Neuer Einsatz".
  
                 
  
  Achten Sie auf die Auswahl bei der Erfassungsmethode. Wenn die Person nicht selbst (per Webbrowser) ihre Zeiten eingeben soll, muss hier die entsprechende Methode (Terminal, NFC-Chip/iBeacon, PC-Erfassung) ausgewählt werden. Gleichzeitig muss in diesen Fällen eine Identifikation angegeben werden - das kann die Nummer eines Transponders, ein Benutzername oder der Name eines PC's sein.
  Über eine Schichtautomatik kann bei automatischer Zeiterfassung die Planung von Arbeitszeitmodellen entfallen. Das System wählt in diesem Fall automatisch beim Eingehen eines Zeitstempels das passende Arbeitszeitmodell.
  
  Klicken Sie auf "Speichern", wenn Sie fertig mit allen Eingaben sind. Der Einsatz wird anschließend in einer Liste aufgeführt. Klicken Sie den Einsatz an, um ihn erneut zu bearbeiten oder zu löschen.
  
                 
  
  
• Nachdem alle Zeiten einer Abrechnungsperiode durch die zuständigen Benutzer freigegeben wurden, können Sie einen Stundenexport durchführen. Voraussetzung ist dazu die Mitgliedschaft in der Benutzerrolle "Daten-Exporteur". Wählen Sie im Menü "Daten" den Punkt "Stundenexport". Sie bekommen eine Liste aller offenen und getätigten Stundenexporte angezeigt, und zwar ab dem oben in der Auswahl eingegebenen Monat.
  
                 
  
  Sie können nun einen Stundenexport durchführen oder die Exportdatei bzw. das Deckblatt bereits getätigter Exporte herunterladen. Beim Exportieren von Stunden sind die getroffenen Auswahlen bei "Dateiformat" sowie "Codierung" von ausschlagender Bedeutung; selbst wenn das Dateiformat vom Abrechnungssystem lesbar ist, kann durch die falsche Auswahl bei der Codierung der Einlesevorgang fehlschlagen. Erkundigen Sie sich daher bitte vor dem Durchführen eines Exports nach den korrekten Einstellungen.
  
                 
  
  Bitte beachten Sie: Alle freigegebenen Stunden eines Monats werden nur einmal exportiert. Werden nachträglich in einem vergangenen Monat Korrekturen durchgeführt, so werden diese Daten in einem weiteren Export verarbeitet.
  Und: Ein einmal getätigter Stundenexport kann nur durch administrative Eingriffe wieder zurückgesetzt werden.